Bestuursondersteuners en directiesecretaresses

Binnen deze functiegroep vallen diverse rollen die bijdragen aan het soepel functioneren van het werk in organisaties en op kantoor. Deze professionals zorgen voor de coördinatie van administratieve processen en het beheer van de werkomgeving.

Een manager op kantoor coördineert de administratieve activiteiten, beheert het kantoor- en administratief personeel, plant vergaderingen in en zorgt voor een efficiënte werkomgeving. Ze zijn ook verantwoordelijk voor kantoorvoorraden en administratieve processen.

De teamleider administratie richt zich meer op het dagelijks beheer van administratieve taken. Ze leiden een team, verdelen taken, beheren de voorraad en ondersteunen bij budgettering en correspondentie.

Naast deze functies zijn er rollen zoals de teamleider receptie, die receptionisten aanstuurt, en de teamleider klantenservice, die klanttevredenheid bevordert. Ook de kantoorbeheerder speelt een rol in het coördineren van kantooractiviteiten en beleid.

Andere functies zijn de receptiecoördinator, coördinator data-invoer, facilitair coördinator, en specialistische financiële rollen zoals de teamleider crediteurenadministratie en teamleider salarisadministratie.

Een juridisch secretaris of secretaresse biedt administratieve ondersteuning binnen de juridische sector, zoals in advocatenkantoren, juridische afdelingen of overheidsinstanties. Ze ondersteunen bij het efficiënt maken van juridische processen door documenten voor te bereiden, agenda’s te beheren en dossiers bij te houden.

De juridisch secretaris is verantwoordelijk voor het organiseren van taken, het voorbereiden van juridische documenten en het ondersteunen van advocaten. Ze werken onder druk en met strikte deadlines. De juridisch administratief assistent richt zich vaak op specifieke taken, zoals het opstellen van correspondentie en het coördineren van afspraken.

Er zijn ook meer gespecialiseerde rollen, zoals de senior juridisch secretaris, die een team aanstuurt, en de manager, die verantwoordelijk is voor het coördineren en trainen van het secretaresseteam. Specialisaties zoals de litigation secretaresse of corporate legal secretaresse bieden kansen in rechtsgebieden zoals familierecht, octrooirecht of bedrijfsrecht.

Mensen in deze beroepen ondersteunen in een organisatie met administratieve en praktische taken. Zo zorgen ze ervoor dat alles op kantoor soepel verloopt.

Een executive secretaris (of directiesecretaris) werkt voor bestuurders of directieleden. Die beheert agenda’s, regelt vergaderingen en helpt bij het maken van rapporten. Daarvoor is het belangrijk dat je goed kunt plannen en duidelijk kunt communiceren.
Een administratief secretaris ondersteunt breder in een organisatie. Die verwerkt documenten, beheert gegevens en helpt bij het maken van afspraken. Zo blijft het werk op kantoor overzichtelijk en georganiseerd.

Andere functies zijn die van executive assistant, die naast het plannen bijvoorbeeld ook reizen regelt of documenten opstelt. Een virtuele assistent (VA) doet vergelijkbaar werk, maar dan op afstand, bijvoorbeeld vanuit huis.

Medisch secretarissen doen administratief werk in ziekenhuizen, huisartsenpraktijken en andere zorginstellingen. Ze zorgen dat artsen en verpleegkundigen zich kunnen richten op de zorg.

Dat doen ze door taken over te nemen zoals het plannen van afspraken en het bijhouden van gegevens. Ze beheren medische dossiers, regelen afspraken met patiënten en verwerken informatie voor de zorgverzekering.

Ook zijn er medisch administratief assistenten. Die zorgen bijvoorbeeld dat patiëntgegevens goed worden ingevoerd en helpen mee met de administratie van de kosten. Medisch receptionisten zijn vaak het eerste aanspreekpunt bij de balie of aan de telefoon. Die plannen afspraken en verwelkomen patiënten.

Andere functies zijn medische dossierbeheerders, die zorgen dat dossiers goed zijn georganiseerd, of facturatiespecialisten, die de zorgkosten verwerken. Medewerkers zorgadministratie werken met digitale patiëntendossiers. En medische transcriptionisten werken ingesproken verslagen van artsen uit naar schriftelijke rapporten.