Implementatie onderwijsinstellingen

De voorbereidingen voor het in gebruik nemen van HOVI zijn al gestart in januari 2020, toen begonnen is met de bouw. In september 2020 wordt het project afgerond. Dan nemen alle hoger onderwijsinstellingen HOVI in gebruik.

Op dit moment gebruiken onderwijsinstellingen Hodex of het Studiekeuze Webformulier voor het beschikbaar stellen van studiekeuze-informatie. De data uit beide systemen wordt uiteindelijk overgenomen in HOVI. De migratie, implementatie en organisatie hiervan ziet er als volgt uit:

  • Voor iedere instelling is er een HOVI contactpersoon aangewezen, die de schakel vormt tussen het project en de verschillende belanghebbenden binnen de instellingen. Deze contactpersoon wordt van alle ontwikkelingen op de hoogte gebracht en heeft als taak de migratie intern te begeleiden.
  • Om een goede data-migratie voor te bereiden, krijgen onderwijsinstellingen voor de belangrijkste componenten vooraf controleoverzichten. Zo kan de data worden opgeschoond voor deze wordt overgezet.
  • Van 15 mei tot 1 juli wordt de HOVI trainingsomgeving voor alle onderwijsinstellingen opengesteld. De data uit Hodex en het Studiekeuze Webformulier is hierin opgenomen. Zo kunnen instellingen oefenen met het invoeren van informatie in HOVI. Wijzigingen die in de trainingsomgeving worden doorgevoerd, worden niet doorgevoerd in HOVI. Echte wijziging moeten in deze periode dus nog worden ingevoerd via Hodex of het Studiekeuze Webformulier.
  • Vanaf 1 juli 2020 kan door onderwijsinstellingen in HOVI gewerkt worden. Op die datum wordt voor de laatste keer een import gedaan uit Hodex en het Studiekeuze Webformulier. De informatie uit HOVI is beschikbaar voor afnemers vanaf 26 augustus. Indien er dringende aanpassingen zijn die niet kunnen wachten kunnen die nog tot 3 augustus ingevoerd worden in Hodex en het Studiekeuze Webformulier. Studiekeuze123 gaat tot 3 augustus door met het inlezen van deze gegevens. Informatie die tussen 1 juli en 3 augustus wordt ingevoerd in Hodex of het Studiekeuze Webformulier dient ook in HOVI ingevoerd te worden! Vanaf 3 augustus gaat de zogeheten freeze-periode in. Op de websites van afnemers blijft dan de informatie ongewijzigd en gebaseerd op de bevroren informatie uit Hodex en het Studiekeuze Webformulier.
  • Aan het einde van de freeze-periode zetten we op 26 augustus 2020 de HOVI-API open voor afnemers. Vanaf dat moment gebruiken Studiekeuze123 en Nuffic de informatie uit HOVI. Ook afnemers die tijdig hun systemen hebben aangepast gebruiken HOVI. De bevroren data uit Hodex en het Studiekeuze Webformulier blijft nog wel een periode beschikbaar in de Studiekeuzedatabase, voor de afnemers die op dat moment nog niet klaar zijn voor HOVI.